Actualización Tecnológica, Año 2000 y Data Warehousing La solución 2000 no es sólo operativa, también es estratégica Data Warehouse centralizado

Data Warehouse La Solución para la información estratégica frente a la crisis ocasionada por el año 2000

 

Actualización Tecnológica, Año 2000 y Data Warehousing

En estos momentos los ejecutivos necesitan información para tomar decisiones de negocios, pero no las necesitan mañana, ni siquiera hoy por la tarde, la necesitan YA !!!
Esta escena se presenta día a día en todas las empresas de alta competencia, en las cuales la falta de información confiable puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso y se incrementará dramáticamente en los próximos meses.

El plan para el año 2000

Seguramente su empresa esta evaluando el efecto que tendrá el síndrome del 2000 y la actualización tecnológica sobre sus sistemas de computación y en consecuencia sobre toda su estructura.

La mayoría de las empresas afectadas esta evaluando las siguientes posibilidades:

• Implementar un sistema integral nuevo (la más usual que se intentará).
• Adaptar todos sus sistemas actuales
• Una solución híbrida (integrar sus Sistemas actuales con Aplicativos Nuevos)

Estas soluciones tienen problemáticas en común:

Crecerá invariablemente su presupuesto en sistemas.
Se emplearan más recursos humanos que los habituales.
Cualquiera de las soluciones necesita tiempo para su estabilización (promedio 2 años).
Estadísticamente está demostrado que una amplia mayoría de los proyectos de Sistemas se exceden en presupuesto y tiempo.

Toda la empresa tiene una incertidumbre real por la experiencia propia:

¿Cuánto tiempo y costo real llevará este proceso?.

A medida que nos acerquemos a las fechas críticas todos tendrán problemas en conseguir los recursos humanos necesarios o su actual plantel será tentado con ofertas salariales superiores.

Ya comenzaron los requerimientos para preparar o capturar profesionales para implementación de Sistemas Intregrales pre-planeados ERP (Enterprise Resource Planning).

En verdad hoy las empresas deberían estar preocupadas por los siguientes motivos:

Presupuesto de Sistemas, Los recursos humanos y la incertidumbre por las fechas de implementación y el éxito de la misma y un plan de contingencia efectivo.

Profundizar aspectos esenciales

Como la mayoría de los planes de actualización tecnológica están impulsados por el problema del síndrome del 2000, en algunos casos se focalizó esta problemática casi exclusivamente en los sistemas transaccionales (Ctas. Ctes., Proveedores, Contabilidad, Cartera de clientes, Plazos Fijos, etc.).

Entonces se dejaron de lado o no se profundizaron aspectos esenciales como:

• Contaminación de datos (Por fuentes externas, fusiones, adquisiciones, consultoras de Marketing, Back-ups).
• Futura e ineludible Integración al ciberespacio por la globalización de los mercados (Comercio Electrónico, Internet, etc.).
• Integración de los Sistemas de Soporte de Decisiones y estratégicos (DSS, EIS, SIG, etc.). En muchas empresa se pospuso esta inversión o en algunos Planes de Contingencia se descuidaron las necesidades de los Tomadores de Decisiones.

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La solución 2000 no es sólo operativa, también es estratégica

Se destina mucho tiempo y recursos humanos para poder integrar y consolidar información que es imprescindible para la continuidad del negocio.

Al acercarnos en tiempo al 2000 y escasear los recursos esta información vital para el futuro de la empresa será seriamente afectada.

Tal vez muchos ejecutivos no se explican porque se 'dramatiza' el efecto 2000 y habrá empresas que serán seriamente afectadas e incluso podrían fracasar en el intento.

Son pocos los que están contemplando que al estar cambiando Bases de Datos y programas día a día, o implementar todo al mismo tiempo , los Tomadores de Decisiones y los planificadores carecerán de la información necesaria en tiempo y forma.

Competitividad

El CIO debe contemplar en su plan estratégico que no afecte la tarea de Directores, Ejecutivos, Planeamiento, Marketing, etc. Sin que todavía se hagan sentir los efectos del 2000 en muchas empresas esta información nunca está cuando es necesaria y otras veces no es confiable.

Es necesario que esta «actualización tecnológica» sirva para brindar a los ejecutivos de su empresa las armas que necesitan para su rutina: «competir cada día mejor». Se debe tener en cuenta que estos usuarios no deben ser afectados por los problemas que deba enfrentar cada centro de cómputos.

La estrategia de TI tiene que contemplar el concepto de 'Dirección Globalizada' es decir que tienen que brindar a los ejecutivos la posibilidad de poder actuar en cualquier mercado y condición.

Vale el ejemplo actual en que se pone a una exigente prueba a los mercados globalizados por el efecto económico asiático y la competitividad que traerá aparejada por las bajas de costos de sus productos.

El desafío

Andrew Grove (Ceo de Intel) explica en su libro «Solo los paranoides sobreviven» como explotar los puntos críticos (PIE-el punto de inflexión estratégico) que son un desafío para cualquier empresa y para la carrera de cualquier persona.

Este seguramente es el desafío que muchos CIO's estaban esperando para permitir a su empresa adecuarse a la tecnología del siglo XXI.

Este es el momento en que TI salta al centro de la escena y no puede fallar. En verdad la supervivencia de muchos negocios dependen del éxito o fracaso de la estrategia que elija TI para emprender La Tarea.

Al asegurar el flujo de información estratégica hacia la toma de decisiones, su empresa logrará grandes ventajas competitivas con respecto a quienes fracasen.

En definitiva el CIO deberia:

• DISMINUIR COSTOS E INCERTIDUMBRE
• ASEGURAR CALIDAD DE INFORMACION
• TRANSPARENTAR EL PROCESO 2000 A LOS EJECUTIVOS DE LA EMPRESA.
• PREPARARSE A SOLUCIONAR LO IMPREVISTO (PIE, fusiones, adquisiciones, etc)
• MANTENER EL CONTROL Y ADMINISTRAR EL PROCESO
• ASEGURAR QUE LA EMPRESA PUEDA OBTENER VENTAJAS COMPETITIVAS
• PERMITIR UN EFECTIVO CONTROL DE GESTION DURANTE EL 2000

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Data Warehouse centralizado

Este estudio no está destinado a proponer una solución al efecto 2000 sobre los sistemas administrativos, contables, financieros o productivos de una empresa sino a prevenir aspectos importantes a tener en cuenta para que el 'temido efecto 2000' no afecte el normal desenvolvimiento de la empresa.

Uno de los problemas habituales que estamos detectando es que se están posponiendo las implementaciones de DDS/DW hasta concluir con la solución Año 2000.

Tomar esta decisión puede afectar al desempeño de la compañía a tal grado que podría poner a sus ejecutivos en la posición de dirigir o tomar decisiones competitivas a «ciegas» por falta de la información estratégica necesaria. Tengase en cuenta que este tiempo puede durar hasta 2 años.

La solución a este problema es la implementación de un DSS (Decision Support System) soportado en un Data Warehousing centralizado.

En el plan tecnológico de su empresa seguramente existe la idea de instalar algún proyecto de estas características y si todavía no existiera tarde o temprano la competencia lo 'obligara' a tomar esta decisión. Competitivamente éste es el momento, su empresa tiene que adelantar la decisión. ¿Por qué?

Cualquiera sea la solución que su empresa haya adoptado para el efecto 2000 y cualquiera sea la etapa en que se encuentre , los Tomadores de Decisiones siempre tendrán la información disponible para dirigir los destinos de la empresa.

El dato desde cualquier fuente que provenga siempre estará disponible en el Data Warehouse centralizado ya transformado, integrado y consistente para que los usuarios trabajen con él sin ser afectados por el proyecto 2000 que se está desarrollando.

DataMarts o Data Warehouse

Implementar varios DataMarts (Data Warehouse más pequeños y departamentales) en lugar de un Data Warehouse centralizado presenta de por sí un problema crítico: su administración es dificultosa y no son una solución a la integración y consolidación de la información, todo lo contrario, muchas veces contribuyen a disminuir la confiabilidad del dato y generar costos ocultos o no previstos realmente importantes. Este aspecto en el contexto tecnológico planteado con anterioridad podría generar un «caos» en la información y en el presupuesto.

La solución acertada es un Data Warehouse centralizado totalmente abierto y escalable (la mayoría de los DataMarts Molap son propietarios, no escalables y de alto costo de mantenimiento).

Hay una falsa creencia acerca del costo de instalación de un Data Warehouse creada por los proveedores de datamarts.

La solución teórica y real es que para asegurar la calidad de la información primero hay que extraerla, limpiarla, integrarla y consolidarla en un Data Warehouse centralizado y luego distribuirla a cada usuario que puede o no ser usuario de un DataMart específico. Los DataMarts MOLAP pueden ser necesarios en usuarios con alta capacidad de recálculo de información (Ej: Planeamiento económico -financiero).

Una de las claves de la instalación de esta solución es poder automatizar completamente los procesos de extracción, limpieza, transformación, sumarización, etc. y su posterior distribución.

Si no se automatizan estos procesos, hasta el 70% del esfuerzo y costos se malgastarán en mantenimiento y distribución de información. Si la solución elegida son DataMarts no centralizados, ese porcentaje tenderá a crecer.

Otro punto donde deberá prestar atención es la instalación de un MetaData Repository que le permitirá no sólo administrar correctamente los datos de toda su empresa sino que además será un auxiliar imprescindible en su proyecto 2000.

Metodología de implementación

Seguramente no será muy difícil seleccionar un sector o grupo de usuarios altamente motivados y ya necesitados de esta información y un líder de ellos que tenga llegada 'política' y sea un propagador de la solución adoptada.

En la realidad, 'tecnológicamente preparado' o no en todas las empresas hay profesionales que están trabajando constantemente con información estratégica y no será difícil encontrarlos.

En muy poco tiempo y en una fase piloto para un proyecto de Data Warehousing con una cuidadosa metodología de implementación se puede lograr instalar, capacitar a usuarios finales y profesionales de TI, mostrar rápidamente resultados y disipar incertidumbres acerca del futuro de la información estratégica generando un rápido retorno de la inversión.

Conclusión y Recomendaciones

Si se subestima el problema, su empresa puede quedarse sin información para decidir y competir. En el plan de contingencia para 2000 debe haber en proyecto de Data Warehousing prioritario si no, el proceso de transformación del Dato operativo en Información estratégica será seriamente afectado.

El desafío es administrar el efecto 2000 y seguir compitiendo o sacar más ventajas competitivas por los problemas de información que afectaran a los demás.

El suceso de salir efectivamente airoso de este problema será encontrar el equilibrio entre presupuesto, efectividad en su centro de computación y no prescindir de la información estratégica.

El costo del valor horario de programación crecerá mes a mes y entonces sus costos también.

Las herramientas para elaborar reportes por usuarios finales han llegado a costos realmente competitivos y son de muy fácil aprendizaje. Su proyecto 2000 debería contemplar la posibilidad que muchos de esos reportes y consultas podrían pasar a elaborarse por usuarios finales con la consiguiente baja de costos.

Tener en cuenta que todas las empresas sufrirán el síndrome del 2000 y quien más rápido se adapte mejor competirá. Si cree que no podrá por el momento con la implementación de un proyecto de Data Warehousing, tome la decisión de tercerizar el mismo pero no lo posponga.No debemos olvidar que el proceso de Datawarehousing debe generarse con herramientas que posibiliten la menor intervencion de IT ( en lo posible totalmente automatizado ), debido principalmente a la Falta de Recursos Humanos Calificados que se manifestará durante estos proximos años.

Top.-

Carlos A. Arabito (DataWarehousing/DSS Consultant)

OSC S.A.
e-mail: carlos.arabito@gmail.com